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内容証明郵便の書き方・書式

内容証明・書き方の基本

法律の根拠
内容証明郵便は自分の権利を主張するわけですから、その根拠となる、民法、商法、借地借家法、利息制限法、特定商取引法、消費者契約法、小額訴訟など、主張する権利の根拠となる関係法令を理解している必要があります。理解していないとつじつまが合わなくなることがあります。わからない場合は専門家に相談しましょう。
字数・行数の制限
内容証明郵便は字数・行数に制限があって、横書きの場合、1行26字以内で一枚に20行以内、あるいは1行13字以内で一枚に40行以内で書くことになっています。縦書きの場合は、1行20字以内で1枚26行以内となっています。1枚で書ききれない場合、複数枚にします。枚数に制限はありません。 電子内容証明郵便を使うと、字数制限はほとんどなくなります。
用紙
内容証明郵便の用紙に決まりはなく、全くの自由です。一般的には、市販の内容証明郵便専用の用紙に書かなければならないような誤解もあるようですが間違いです。市販の専用用紙を使用したものは縦書きが多いのですが、現在では横書きにするのが主流です。
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部数は3通
内容証明郵便は全く同じものを3通作る必要があります。通常の場合、相手側に送付する分、郵便局が証拠として保管する分、差出人が控えとして保管する分の合計3通を作らなければなりません。それぞれはコピーでも、同じ内容をプリントアウトで作成してもなんら問題はありません。
使える文字
内容証明郵便で使える文字は、原則として「漢字・仮名・数字」の3種類だけです。ただし英字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞を現す場合だけ例外的に使えます。また、括弧(「」、『』、〔〕)や句読点(、。)、一般的な記号(+、%)なども使えますが、これらも1字として数える点に注意が必要です。
訂正・修正
一度書いた、内容証明郵便の書き間違いを訂正することも可能ですが少し面倒です。方法は、訂正したり削除したりした文字を判読できるようにしたうえ、該当個所の上欄に「2字訂正」「1字加入」のように書いて、そこに印を押しておきます。ワープロやパソコンで作成した場合は、書き間違いを修正してプリントアウトし直します。
年月日・住所・氏名を記す
内容証明郵便の文書中には必ず、自分の住所・氏名、相手の住所・氏名を記入します。 縦書きの場合には文書の最後に年月日・差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名の順に、 横書きの場合は文書の最初に年月日・受取人の住所・氏名・差出人の住所・氏名の順に書きます。
印鑑
法律上は内容証明郵便の文書中に押印する必要はありません。しかし内容証明郵便に限らず、重要な文書の場合、本人が作成したものであることを明らかにするために、通常、署名または記名して捺印するのが我が国の慣行になっています。差出人の氏名の下(横書きの場合は氏名の右)に捺印するのが通例です。捺印は実印でする必要はなく認印でもかまいません。
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契印(割印)
内容文書が複数枚になったときには契印(割印)が必要になります。内容文書が複数枚なのに契印がないと、郵便局で受け付けてもらえません。
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封筒
内容証明は郵便ですから、封筒が必要となります。この封筒には受取人の住所氏名・差出人の住所氏名を書きますが、これは本文に書いた住所氏名と同一でなければならないので注意してください。
添付書類は不可
内容証明郵便の封筒の中に、内容証明の手紙文以外の請求書や契約書のコピーのような添付書類を一緒に封入することはできません。
内容の制限
権利義務に関する重要な通知に使われる場合がほとんどですが、基本的には手紙なので内容の制限は有りません。ラブレターを内容証明郵便で出すこともできます。
注意事項
内容証明郵便は送ってしまうと、相手方の証拠書類としても利用されることがあります。よく判らないことを書くと自分が不利になることがあります。また、内容によっては脅迫文と受け取られることもあります。